ADMINITRASI KEUANGAN
A.Pendahuluan
Sekolah merupakan organisasi kerja, yang memikul
sejumlah volume dan beban kerja sesuai dengan jenis dan tingkatannya
masing-masing. Untuk mewujudkan beban kerja itu diperlukan sejumlah dana atau
uang, baik untuk beban kerja yang memerlukan alat maupun tidak. Dengan kata
lain sekolah memerlukan sejumlah dana agar dapat mewujutkan kegiatan-kegiatan
yang memungkinkannya mencapai tujuannya sebagai organisasi kerja.
Dana yang memiliki suatu sekolah bukanlah milik
perseorangan Kepala Sekolah atau petugas yang ditunjuk dan dipercayakan
mengelolanya. Oleh kerana itu setiap rupiahnya dari dana atau uang yang
dimiliki itu harus dikelola secara bertanggup jawab, dari manapun sumbernya.
Kepala sekolah bertanggung jawab mengatur pengelolaannya agar uang tersebut
berdaya guna bagi pelaksanaan kegiatan yang terarah pada pencapaian tujuan
sekolah. Dengan demikian berarti kepala sekolah harus mampu mempergunakan uang
yang dimilki untuk membiayai kegiatan dan mengadakan peralatan yang tepat
secara hemat dan cermat. Sedang petugas yang ditunjuk untuk membantu kepala
sekolah dalam mengelolah keuangan yang dimiliki, bertanggung jawab terhadap kebenaran
dan keamanan penyimpanan dan pendistribusiannya kepada kegiatan dan orang yang tepat.
B.Pengertian Adminitrasi
Keuangan
Penyelenggaraan kegiatan pendidikan memerlukan
adanya dana. Pemimpin pendidikan perlu mengetahui dan mempelajari peraturan-peraturan
yang berlaku mengenai penggunaan, pertanggung jawaban, cara-cara penyimpanan,
pembukuan dan banyak lagi aspek yang lainnya mengenai keuangan. Tetapi sebelum
itu kita harus mengetahui pengertian dari administrasi. secara etimologi
adminitrasi berasal dari bahasa latin administrate yang bearti
melayanani,membantu, dan memenuhi.[1]
Sedangkan administrasi keuangan dapat dilihat dalam dua pengertian :
1.Administrasi keuangan dalam arti luas, yang
mengandung pengertian penentuan kebijaksanaan keuangan dalam pengadaan dan
penggunaannya agar terwujud kegiatan yang tepat bagi pencapaian tujuan.
Aspek-aspeknya terutama menyangkut perencanaan pengadaan dan penggunaan uang
termasuk didalamnya kontrol terhadap ketepatan penggunaan dan administrasi
pembukuan.
2.Administrasi dalam arti sempit yang mengandung
pengertian proses pncatatan penerimaan dan pengeluaran uang dalam membiayai
kegiatan dan peralatan yang diperlukan yang disebut juga administrasi pembukuan
atau tata usaha keuangan.[2]
Dengan demikian berarti administrasi
keuangan menyangkut kegiatan pengelolaan keuangan secara sah dan efisien[3],
karena setiap perwujudan kerjasama melalui suatu organisasi atau lembaga selalu
mempunyai konsekuensi keuangan. Secara sah berarti kegiatan itu dilakukan
sesuai ketentuan atau peraturan yang berlaku.
C.Administrasi Aggaran
Sekolah
Administrasi anggaran sekolah
merupakan seluruh proses kegiatan yang direncanakan dan dilaksanakan atau
diusahakan secara sengaja bersungguh-sungguh serta pembinaan secara operasional
sekolah sehingga kegiatan operasional sekolah semakin efektif dan efisien, demi
membantu tercapainya tujuan pendidikan yang telah ditetapkan.
Secara garis besar kegiatannya
meliputi pengumpulan atau penerimaan dana yang sah, penggunaan dana dan
pertanggung jawaban dana kepada pihak-pihak terkait yang berwenang. Dana yang
datang atau masuk disebut dana masukan (input) yang kemudian setelah dilakukan
perencanaan aggaran (butgeting) lalu digunakan dalam pelaksanaan proses atau
operasional pendidikan (throughput), dan akhirnya dipertanggung jawabkan sesuai
ketentuan yang berlaku bersama hasil usaha (output) yang dihasilkannya.
Pada awal
tahun ajaran, pimpinan membuat perencanaan anggaran bersama dewan guru disebut
RAPBS untuk diajukan kepada Kakanwil Depdikbud Propinsi untuk mendapatkan
persetujuaannya kemudian diajukan kepada badan pembantu pelaksanaan pendidikan
untuk persetujuan tentang sumbangan pendidikan disamping SPP yang sesuai
persetujuan atau kategori SPP oleh Gubernur Kepala Daerah Tingkat 1, sehingga
akhirnya jadila anggaran pendapatan dan belanja sekolah yang sah untuk dapat
dilaksanakan atau dioperasionalisasikan. Dalam kegiatan agar diperhatikan
sebuah semboyan: “janganlah pasak lebih besar dari pada tiangnya”[4].
Biaya operasional pendidikan atau sekolah terdiri
dari biaya untuk kegiatan belajar mengajar, gaji dan honor guru dan pegawai TU,
alat tulis kantor, pemeliharaan dan rehabilitasi serta kegiatan lainnya.
Setiap penggunaan biaya harus dilakukan pembukuan
yang tertib sesuai peraturan yang berlaku separti penggunaan buku Kas Tabelaris[5],
buku penerimaan SPP, buku bantu, dan sebagainya.
Mengingat kegiatan Tata Keuangan yang sangat
penting, maka kegiatan pemeriksaan (auditing) yang rutin harus dilakukan oleh
Kepala Sekolah demi menghindari hal-hal yang tidak diinginkan yang dapat
mengganggu proses operasional pendidikan disekolah. Segala petunjuk dan pedoman
pengelolaan anggaran serta keuangan sekolah telah banyak diberikan kepada para
bendaharawan, untuk memperkecil sampai menghilangkan
hambatan-hambatan yang mungkin terjadi.
D. Perencanaan Keuangan
Perencanaaan Keuangan Sekolah yang disusun secara
baik, sekaligus merupakan kebijaksanaan penggunaanya di sekolah dan akan
mempermudah melaksanakan kegiatan pengawasannya. Perencanaan yang baik harus
dimulai dengan mengiventarisasikan lebih dahulu kegiatan-kegiatan yang akan
dilaksanakan, lengkap dengan sarana dan prasarananya seandainya belum tersedia.[6]
Kemudian dari daftar invetarisasi itu dipisah-pisahkan antara kegiatan yang
diprioritaskan dalam kelompok kegiatan/peralatan yang sangat penting, penting
dan kurang penting.
Berdasarkan pengelompokkan kegiatan dan perlatan
tersebut, selanjutnya Kepala Sekolah perlu mempelajari kemungkinan dana yang
disiapkan, berdasarkan pengalaman tahun-tahun sebelumnya. Perkiraan jumlah dana
yang dapat diadakan itu berasal dari sumber dana dari pemerintah, dana dari
sumber sekolah sendiri, dan dana dari sumber masyarakat.[7]
Berikutnya dari kegiatan yang sangat penting itu dimasukkan dalam perencanaan
yang sumber dananya paling pasti dapat diadakan dari ketiga sumber dana itu.
Untuk itu harus dihindari membuat perencanaan yang bersifat duplikasi, berupa
satu kegiatan /peralatan dimasukkan dalam rencana dengan mempergunakan dua atau
ketiga sumber, pada hal sebenarnya dapat dibiayai dari satu sumber saja.
Apabila semua kegiatan/peralatan yang termasuk
prioritas sangat penting telah tertampung dalam perencanaan dan dari perkiraan
dana yang dapat diadakan masih terdapat kelebihan, maka dapat dimasukkan
kegiatan/peralatan yang dalam prioritas termasuk kelompok penting dan demikian
serlanjutnya untuk yang kurang penting. Setelah semua bahan perencanaan
keuangan tersedia untuk menentukan prioritasnya perlu diselenggarakan
rapat/musyawarah Dewan guru atau tim khusus.[8]
Perencanaan keuangan sebagai kebijaksanaan yang akan
dilaksanakan tahun atau beberapa tahun berikutnya, sebaiknya dibuat secara
menyeluruh dan sebagai suatu kesatuan. Untuk kegitan dan peralatan yang dananya
akan dibebankan melalui APBN atau APBD, perlu dibuat usulnya kepada Kantor
Wilayah Departemen Pendidikan melalui Kantor Departemen Pendidikan dan
Kebudayaan Kabupaten/Kotamadya atau pada Dinas Pendidikan Dasar dan Kebudayaan
Provinsi melalui kantor cabangnya dikabupaten /kotamadya setempat.
Perencanaan keuangan yang sumbernya akan diperoleh
melalui SPP atau Dana Pembinaan Pendidikan (DPP) penggunaannya dilakukan
menurut anggaran yang diperkenankan, sesuai dengan ketentuan berdasarkan
Keputusan Bersama antara Menteri Pendidikan dan Kebudayaan dengan Menteri
Keuangan. Oleh karena itu dalam perencanaan keuangan dari sumber ini, Kepala
Sekolah harus berpegang sepenuhnya pada anggaran yang telah diatur dalam
Keputusan Bersama tersebut.
E.Penerimaan
Setiap uang yang diterima untuk
kepentingan sekolah harus dibukukan oleh Bendaharawan dalam Buku Kas Umum untuk
setiap jenis Penerimaan. Dengan demikian ini berarti Buku Kas Umum harus
dipisahkan antara uang dari sumber pemerintah, Dana Pembinaan Pendidikan dan
Sumbangan Orang Tua/Masyarakat. Jika sekolah dipercayakan juga mengelola dana
pembangunan (proyek) dan dana rutin dari sumber pemerintah, maka perlu dibuat
dua Buku Kas Umum yang terpisah. Besarnya dana yang diterima dalam bentuk Surat
Keputusan Otorisasi (SKO) yang diterbitkan oleh Departermen Pendidikan dan
Kebudayaan atau oleh Pemerintah Daerah, harus sesuai dengan jumlah yang
tersedia didalam Daftar Isian Proyek (DIP) atau Daftar Isian Kegiatan (DIK).
Besarnya kedua dana itu ditetapkan melalui proses usul sekolah kepada pihak
atasan, yang setelah dihimpun dari semua sekolah disampaikan Departemen
Pendidikan dan Kebudayaan atau Pemerintah Daerah dalam bentuk Daftar Usul
Proyek (DUP) dan Daftar Usul Kegiatan (DUK).
Diatas telah dikemukakan bahwa
setiap uang yang diterima harus dibukukan, dalam arti walau tidak saja dalam
bentuk uang melainkan dalam bentuk SKO sebagai kertas berharga, yang uangnya
secara fisik tidak berada pada bendaharawan. Uang yang secara fisik berada pada bendaharawan dari sumber
pemerintah menyangkut Beban Sementara yang diterima sebagai Uang Untuk Dipertanggungjawabkan (UUDP). Uang tersebut dapat dibayarkan kepada
yang berhak meskipun kegiatannya belum dilaksanakan, yang setelah digunakan
harus disampaikan pertanggungjawabannya.
Uang yang bersumber dari orang
tua/masyarakat sebagai bantuan biasanya selalu berbentuk fisik yang diterima,
disimpan dan dibayarkan/dikeluarkan oleh bendaharawan dengan persetujuan Kepala
Sekolah.
Disamping Buku Kas Umum perlu pula
dibuat Buku Kas Pembantu atau Buku Kas Harian oleh bendaharawan. Buku Kas
Pembantu dapat mempergunakan buku ukuran biasa
yang tebal. Kolom-kolom yang terdapat didalam buku itu pada prinsipnya
tidak berbeda dengan kolom-kolom didalam Buku Kas Umum.[9]
Buku Kas Pembantu disebut juga Buku
Kas Harian karena penerimaan dan pengeluaran keuangan sehari-hari sesuai dengan
mata anggarannya, harus segera di catat dalam buku tersebut. Pencatatan itu
harus secepatnya dimasukan agar tidak terjadi kesulitan-kesulitan dalam
pelaksanaan tata usaha keuangan.
F. Penyimpanan dan
Penggunaan Keuangan
Kepala Sekolah dan bendaharawan
sebagai penerima keuangan disekolah, harus menyimpan uang atau surat berharga
yang diterimanya sebelum dikeluarkan. Bendaharawan merupakan petugas yang
bertanggungjawab langsung atas keuangan yang diterima dan dikeluarkan. Untuk
itu uang dan surat berharga yang dipercayakan kepadanya harus disimpan pada
tempat yang aman. Penyimpanan uang secara tunai/ fisik disekolah, sebaiknya
dilakukan didalam peti besi yang khusus di buat untuk itu. Usahakan agar tidak
menyimpan uang disembaranagan tempat seperti di laci meja atau di bawa pulang.
Uang yang disimapan pada tempat yang tidak aman, bila hilang merupakan
kelalaian Kepala Sekolah dan Bendaharawan, yang sulit dipertanggungjawabkan.
Bagi sekolah yang tidak mempunyai
peti besi, sebaiknya uang tunai dan kertas berharga yang dimiliki disimpan di
Bank Pemerintah. Dalam penyimpanan ini hendaknya dihindari mencampurkan uang
pribadi dengan uang milik sekolah. Jika terjadi pemeriksaan dan ternyata
terdapat kelebihan uang tunai, maka selama tidak terdapat bukti yang sah uang
tersebut akan dikategorikan sebagai uang milik sekolah/negara. Sebaliknya jika
terdapat kekurangan, maka akan dikategorikan sebagai uang yang terpakai secara
pribadi oleh bendaharawan. Selanjutnya dalam penyimpanan jika terdapat uang titipan
atau sebagian uang tunai dipinjam sementara, perlu dibuat catatannya dan
disimpan bersama uang tunai bersama peti besi atau tempat penyimpanan lainnya.
Penggunaan dalam bentuk pengeluaran
uang milik sekolah, harus dilakukan secara sah, benar dan efisien. Pengeluaran
yang secara sah berarti setiap pengeluaran harus dibuat tanda buktinya sesuai
dengan ketentuan yang berlaku berupa kuitansi yang berlaku. Diperlukan
ketelitian bendaharawan dalam melayani tagihan kepada sekolah/negara, tidak
saja dengan meneliti apakah bukti penerimaan/pembayaran yang dibuat telah benar
atau belum, sesuai ketentuan, tetapi juga untuk meyakini bahwa si penerima uang
adalah orang yang berhak. Bila perlu harus dilakukan dengan memeriksa surat
bukti diri yang bersangkutan, misalnya kartu penduduk atau surat kuasa.
G.Pengawasan
dan Pertanggungjawaban Keuangan
Pengawasan keuangan dimaksudkan
untuk membantu para bendaharawan agar dapat menerima, menyimpan dan
mempergunakan keuangan dilakukan secara sah, benar dan efisien. Pengawasan
tidak boleh sekedar dilakukan untuk mencari-cari kesalahan bendaharawan atau
Kepala Sekolah, akan tetapi harus dititik beratkan pada proses pemberian
bimbingan dan petunjuk dalam pengelolaan keuangan. Dengan demikian berarti
pengawasan keuangan dilakukan secara prefentif dan kuratif.[10]
Pengwasan dapat dilakukan juga
melalui pertanggungjawaban yang disampaikan secara tertulis mengenai penerimaan
dan pengeluaran uang oleh bendaharawan. Pengawasan seperti itu disebut
pengawasan dari jauh atau tidak langsung. Oleh karna itulah kepada para
bendaharawan diwajibkan membuat Surat Pertanggungjawaban (SPJ) setiap bulan
mengenai keuangan sekolah/negara yang berada dalam pengelolaannya.
Pengawasan dapat dilakukan juga
secara langsung dengan melakukan pemeriksaan terhadap pembukuan dan penyimpanan
serta penggunaan uang oleh bendahawan.pengawasan seperti ini disebut pengawasan
dari dekat atau pengawasan langsung. Untuk itu disamping pembukuan, akan
diperiksa juga bukti-bukti penerimaan dan pengeluaran keuangan. Bukti-bukti
tersebut diperlukan juga dalam melengkapi surat pertanggungjawaba
DAFTAR PUSTAKA
Hadari
,Martini dkk, Administrasi Sekolah, Jakarta:
Ghalia Indonesia, 1986.
Gunawan,
Ary, Administrasi Sekolah, Jakarta:
Rineka Cipta, 1996.
Hadari,
Nawari, Administrasi Pendidikan, Jakarta:
PT. Gunung Agung, 1984
[2] Didalam kedua proses itu terdapat suatu aspek yang penting
yakni aspek pertanggung jawaban, mengingat uang merupakan alat yang dapat
memuaskan kebutuhan manusia. Dengan demikian uang mudah merangsang terjadinya
penyalagunaan wewenang, yang berakibat uang yang seharusnya digunakan untuk
mewujudkan kegiatan bersama dapat beralih pada sasaran lain berupa pemenuhan
kebutuhan pribadi para petugas yang mengelolanya. Lihat Dra. H. Martini Hadari,
dkk. Administrasi Sekolah, Jakarta:
Ghalia Indonesia,1986. Hal.97.
[3] Efisien berarti
kegiatan tersebut dilakukan dengan perhitungan yang teliti/cermat sehingga
jumlah uang yang dapat disediakan dapat mewujudkan hasil kerja yang maksimal
sesuai dengan tujuan yang hendak dicapai. Dengan kata lain hasil yang diperoleh
seimbang dengan jumlah keuangan yang dipergunakan, mengingat uang adalah alat
untuk mempermudah kerja dalam rangka mencapai suatu tujuan. Lihat Dr. Hadari
Nawawi, Administrasi Pendidikan,Jakarta:
PT. Gunung Agung,1984. Hal.68.
[4]Maksudnya jangan
sampai pengeluaran-pengeluaran yang melebihi pemasukannya, agar tidak terjadi
defisit anggaran
[5] Buku ini memuat
banyak kolom yang diperlukan, sesuai banyaknya pos/mata anggaran
penerimaan/pengeluaran (Biasanya kurang dari 10 jenis) lajur-lajur kiri untuk
penerimaan dan lajur-lajur kanan untuk pengeluaran. Lihat Drs. Ari H. Gunawan, Administrasi Sekolah,Jakarta: Rineka
Cipta, 1996. Hal.164.
[6] Inventarisisasi itu dapat dilakukan untuk tahun berikutnya,
sebaiknya di invetarisir juga untuk beberapa tahun mendatang, misalnya untuk
jangka 5 tahun mendatang.
[7] Sumber
dana pemerintah berupa dana pembangunan dan
rutin, dana dari sumber sekolah sendiri berupa uang Sumbangan Pembinaan
Pendidikan (SPP) yang diperoleh dari setiap siswa, yang besarnya tergantung
pada kategori bagi setiap sekolah dan dana dari sumber masyarakat berupa dana
bantuan yang sifatnya berkala, baik yang dihimpun melalui Badan Pembantu Penyelenggaraan
Pendidikan (BP3) maupun yang langsung disampaikan pada sekolah oleh para
penyumbang/donatur.
[8]Rapat tersebut sangat
penting artinya meskipun dalam tahap persiapan bahan Kepala Sekolah telah
merancangkan prioritas yang setelah diproses melalui rapat tidak mustahil akan
mengalami perubahan karena saran, pendapat dan kritik dari guru-guru mungkin
merupakan bahan yang belum dipertimbangkan.
[9] Perbedaan
antara kedua buku tersebut terletak pada pengunaanya, Buku Kas Umum
dipergunakan untuk membuat catatan semua penerimaan dan pengeluaran dana
sedangkan Buku Kas Pembantu dipergunakan untuk pencatatan penerimaan dan
pengeluaran satu-persatu mata anggaran dari satu jenis sumber dana.
[10] Pengawasan prefentif diarahkan pada pencegahan
terjadinya penyalah gunaan keuangan sekolah/negara bentuk pemberian bimbingan
dan petunjuk pengelolaan keuangan. Pengawasan kuratif berarti usaha mengambil
langkah-langkah pengamanan terhadap keselamatan unag sekolah/negara dari
penyalahgunaan.
Tidak ada komentar:
Posting Komentar