ADMINISTERASI SISWA*

ADMINISTERASI SISWA*

A.    PENDAHULUAN

Pengertian administerasi pendidikan adalah semua usaha untuk mendayagunakan secara tepat dan berhasil sumber-sumber material dan personal yang tersedia untuk mencapai suatu tujuan pendidikan. Pernyataan ini telah didiskusiakan oleh pakar administerasi pendidikan Indonesia di Yogyakarta pada tanggal 16 dan17 februari 1979.

Pengertian administerasi secara luas yang bermakna “pengelolaan atau manajemen” di mana di dalamnya terkandung administrasi dalam arti sempit yaitu pekerjaan tulis menulis, seperti pendaftaran peserta didik/siswa baru, mengisi buku induk, mengisi buku rapor, membuat laporan keuangan, dan sebagainya.

Tujuan administerasi pendidikan adalah memberikan sistematika kerja dalam mengelola pendidikan, sehingga tugas-tugas operasional kependidikan dapat di laksanakan secara efektif dan efisien menuju sasaran atau tujuan yang telah ditetapkan. Dengan dengan demikian para pengelola pendidikan, khususnya para kepala sekolah dapat dengan mudah menguasai bidang tugasnya[1].

Titik pusat administrasi sekolah hendaknya selalu paling dekat dengan maksud pokok mendirikan sekolah-sekolah. Ini berarti pendidikan anak-anak dan remaja. Maka tindakan mangajar dan setiap aspek dari fungsi-fungsi mengorganisasi, mengadministrasi, dan mensupervisi pengajaran hendaknya langsung menyumbang kepada tujuan bahwa anak didik pada setiap tahap dari setiap tahap mereka mempunyai perhatian penuh. Ini menunjukan kepada perlunya sekolah membangun suatu program pelayanan yang memadai bagi semua murid.[2]  

B.     PEMBAHASAN.

A.Pengertian.

Administrasi peserta didik (siswa[3] “Siswa adalah siapa saja yang terdaftar sebagai objek didik di suatu lembaga pendidikan di lembaga pendidikan tingkat dasar dan menengah, yakni sekolah dasar, sekolah lanjutan tingkat pertama dan sekolah lanjutan tingkat atas, objek yang di didik di sebut siswa.di lembaga pendidikan tingkat tinggi yakni universitas , Akademi,,institut, objek didik disebut maha siswa”) adalah seluruh proses kegiatan yang direncanakan dan di usahakan secara sengaja serta pembinaan secara kontiniu terhadap siswa (dalam lembaga pendidikan yang bersangkutan) agar dapat mengikuti proses belajar mengajar secara efektif dan efisien,demi tercapainya tujuan pendidikan yang telah di tetapkan. Secara kronologis operasional, rentangan kegiatannya mulai dari penerimaan siswa baru, sampai mereka meninggalkan sekolahnya.

Administrasi siswa menujuk pada kegiatan-kegiatan di luar kelas dan di dalam kelas. Kegiatan-kegiatan di luar kelas meliputi:

A.    Penerimaan siswa baru

Rencana penerimaan siswa baru harus dikaitkan dengan aspek kualitatif dan kuantitatif. Aspek kualitatif menyankut prestasi dan keperibadian siswa,yang di haruskan di adakannya seleksi melalui berbagai test masuk, termasuk juga test psikologi.

Kegiatan-kegiatan yang harus di lakukan dalam peroses penerimaan siswa baru antara lain:

1.      Penyusunan panitia beserta program kerjanya.

2.      Pendaftaran calon siswa baru (pengumuman, tempat, waktu, syarat, dan sebagainya).

3.      Penyeleksian berdasarkan nem dengan kebutuhan jumlah tempat duduk yang di sediakan di kelas.

4.      Pengumuman calon siswa yang diterima (termasuk cadangan).

5.      Registerasi (pencatatan siswa baru yang positif masuk).

B.     Pencatatan siswa baru dalam buku induk dan buku mutasi

Buku induk merupakan kumpulan daftar nama siswa sepanjang masa dari sekolah tersebut. Murid baru perlu dicatat segera dalam buku besar yang biasa disebut buku induk atau buku pokok. Catatan dalam buku induk harus lengkap meliputi data dan identitas siswa, dalam hal ini sebagian data dapat diambil dari formulir pendaftaran. Di samping identitas siswa, dalam buku induk juga berisi prestasi belajar siswa (daftar nilai raport) dari tahun ke tahun selama siswa tersebut belajar di sekolah. Catatan dalam buku induk harus jelas, dan ini merupakan tanggung jawab Kepala Sekolah[4] “Pada dasarnya tangung jawab kepala sekolah ialah melaksanakan pergram pelayanan murid/siswa di sekolahnya baik itu kehadiran,penerimaan, orientasi, kelasifikasi dan mengenalkan lingkungan sekolah dan program studi,evalusi dan pelaporan kemajuan murid, supervise program-program bagi murid,penendalian murid disiplin program bimbingan program kesehatan dan keamanan dan penyesuaian diri, sosial, dan emosional dari murid. Maka tanggung jawab sebanyak itu biasanya tidak dapat mengerjakan semua atau tidak dapat terlaksana dan butuh bantuan dari personil-personil yang ada pada lembaga pendidikan tersebutyang penggarapannya bisa diserahkan kepada pegawai sekolah. Adapun contoh format identitas (keterangan) diri siswa dalam buku induk terdapat dalam lampiran.

Perpindahan siswa biasa juga disebut dengan istilah mutasi siswa. Perpindahan siswa sebenarnya mempunyai dua pengertian yaitu:

a)      Perpindahan siswa dari suatu sekolah ke sekolah lain yang sejenis.

b)      Perpindahan siswa dari suatu jenis program ke jenis program lain.

            Perpindahan siswa dari suatu sekolah ke sekolah lain yang sejenis. Perpindahan jenis ini pada hakikatnya ialah perpindahan wilayah atau tempat. Jenis sekolah, tingkat / kelas, dan jurusan atau program studi di sekolah baru sama dengan jenis sekolah, kelas, dan jurusan pada sekolah alasannya Perpindahan siswa yang kedua ialah perpindahan jenis program. Pada suatu lembaga pendidikan terdapat program pilihan A dan program pilihan B. Siswa dari kelompok program pilihan A ingin pindah ke program pilihan B atau sebaliknya. Perpindahan tersebut diperbolehkan asalkan kesemuanya harus memenuhi persyaratan tertentu yaitu:

a)      Siswa harus telah mengikuti program yang telah dipilih sebelumnya sekurang-kurangnya satu semester.

b)      Siswa harus mempunyai keyakinan penuh bahwa program baru lebih sesuai dengan kemampuan dan minatnya.

c)      Perpindahan program harus mendapat persetujuan orang tua atau wali yang bersangkutan.
Adapuncontoh format buku mutasi terdapat dalam lampiran.

C.     kehadiran dan kedisiplinan.

            Kehadiran siswa di sekolah biasa disebut dengan istilah presensi siswa. Pengertian presensi siswa mengandung dua arti, yaitu masalah kehadiran di sekolah (school attendance) dan ketidakhadiran di sekolah (non school attendance). Kehadiran dan ketidakhadiran siswa di sekolah dianggap merupakan masalah penting dalam pengelolaan siswa di sekolah, karena hal ini sangat erat hubungannya dengan prestasi belajar siswa. Di samping itu, kehadiran dan ketidakhadiran siswa di sekolah merupakan gambaran tentang ketertiban suatu sekolah. Pengertian kehadiran di sekolah bukan hanya berarti siswa secara fisik ada di sekolah, melainkan yang lebih penting ialah keterlibatan siswa dalam kegiatan-kegiatan di sekolah. Daftar presensi atau daftar hadir dimaksudkan untuk mengetahui frekuensi kehadiran siswa di sekolah sekaligus untuk mengontrol kerajinan belajar mereka.Tugas guru atau petugas yang ditunjuk adalah memeriksa dan memberikan tanda tentang hadir atau tidaknya seorang siswa satu kali dalam sehari.

Adapun contoh format daftar presensi atau daftar hadir siswa terdapat dalam lampiran.

            Masalah disiplin merupakan suatu masalah penting yang dihadapi sekolah-sekolah dewasa ini. Bahkan sering masalah disiplin digunakan sebagai barometer pengukur kemampuan kepala sekolah dalam memimpin sekolahnya. Dalam kamus administrasi, The Liang Gie merumuskan pengertian disiplin sebagai berikut: “Disiplin adalah suatu keadaan tertib di mana orang-orang yang tergabung dalam suatu organisasi tunduk pada peraturan-peraturan yang telah ada dengan rasa senang hati”.Dari pengertian tersebut, apabila kita terapkan dalam kelas atau sekolah, maka pengertian disiplin kelas atau sekolah dapat dirumuskan sebagai berikut: “Disiplin kelas / sekolah ialah keadaan tertib di mana guru, staf sekolah dan siswa yang tergabung dalam kelas atau sekolah tunduk pada peraturan-peraturan yang telah ditetapkan dengan senang hati”. Dengan memperhatikan pengertian-pengertian tersebut kita akan dapat menerima bahwa disiplin mempunyai dua macam tujuan, yaitu:

1.      Membantu siswa untuk menjadi matang pribadinya dan mengembangkannya dari sifat-sifat ketergantungan menuju tidak ketergantungan. Sehingga ia mampu berdiri sendiri atas tanggungjawab sendiri.

2.      Membantu anak untuk mampu berusaha menciptakan situasi yang favorable (menyenangkan) bagi kegiatan belajar mengajar, di mana mereka mentaati segala peraturan yang telah ditetapkan. Dengan demikian diharapkan bahwa disiplin merupakan bantuan kepada siswa agar mereka mampu berdiri sendiri.

D.OSIS
           OSIS merupakan organisasi siswa yang resmi diakui dan diselenggarakan di sekolah dengan tujuan untuk melatih kepemimpinan siswa serta memberikan wahana bagi siswa untuk melakukan kegiatan-kegiatan ko-kurikuler yang sesuai. Oleh karena itu supaya pembinaan administrasinya terutama menyangkut pembinaan pengelolaan organisasinya dan kegitannya, apa pun kegiatan yang dikembangkan hendaknya selalu dalam rangkaiannya dengan tujuannya, yaitu pengembangan pengetahuan dan kemampuan penalaran, pengembangan keterampilan dan pengembangan sikap.

Contoh kegiatan-kegiatan yang dapat dilakukan di sekolah melalui OSIS adalah sebagai berikut:
1. Kegiatan pengembangan pengetahuan dan kemampuan penalaran.
a. Diskusi, temu karya, seminar, dan lain-lain.
b. Penelitian.
c. Karya wisata.
d. Penulisan karangan untuk berbagai media.
e. Percobaan-percobaan akademis di luar kelas.
2. Kegiatan pengembangan keterampilan berdasar hobi.
a. Latihan kepemimpinan.
b. Palang Merah Remaja.
c. Usaha Kesehatan Sekolah (UKS)
d. Pramuka.
e. Lintas alam.
f. Olah raga.
g. Kesenian.
h. Pengaturan lalu lintas.
3. Kegiatan-kegiatan pengembangan sikap.
a. Pengumpulan dana sosial.
b. Membantu masyarakat yang kena musibah.

kegiatan-kegitan di luar kelas meliputi:

1.      Pengelolaan kelas.

Pengelolaan kelas[5] “Pengelolaan kelas adalah suatu usaha yang di lakukan oleh penangung jawab kegiatan belajar- mengajar atau yang membantu dengan maksud agar tercapainya kondisi optimal sehingga dapat tercapai kegiatan belajar seperti yang di harapkan. Tujuan di adakannya pengelolaan kelas agar setiap anak didik yang berada di kelas itu dapat belajar dengan tertib sehingga dapat tercapai tujuan pengajaraan secara efektif dan efesian” merujuk kepada berbagai jenis kgiatan yang dilakukan oleh guru dengan tujuan untuk menciptakan dan mempertahankan kondisi yang optimal bagi terjadinya proses belajar mengajar. Dalam kegiatan ini termasuk juga mengatur siswa dan tingkah lakunya, mengatur ruang atau benda-benda untuk menciptakan berbagai kemudahan dalam belajar. Salah satu faktor yang dapat mendorong berlangsungnya proses belajar mengajar secara lebih baik adalah menyediakan kondisi dan situasi yang menguntungkan. Adapun kondisi dan situasi yang dimaksud diantaranya adalah:

ü  Ruangan tempat belajar harus memungkinkan semua siswa bergerak leluasa.

ü  Pengaturan tempat duduk, dalam mengatur tempat duduk yang penting adalah memungkinkan terjadinya tatap muka, di mana guru dapat mengontrol tingkah laku siswa.

ü  pengaturan peyimpanan barang-barang, Barang-barang hendaknya disimpan pada tempat khusus yang mudah dicapai dalam kepentingan belajar mengajar.

2.      Pengembangan diri.

            Pengembangan diri[6] “Maksud dan tujuan pengembangan diri adalah mengusahakan agar mereka dapat tumbuh dan berkembang sebagai manusia seutuhnya sesuai dengan tujuan pendidikan, dan tujuan di adakannya pengembangan diri meningkatkan peran serta dan inisiatifnya untuk menjaga dan membina sekolah sehingga terhindar dari usaha pengaruh yang bertentangan dengan budaya nasional, menimbulkan daya tangkal dari pengaruh negatif yang datang dari luar lingkungan sekolah”,atau yang sering disebut dengan kegiatan ekstra kurikuler adalah kegiatan pendidikan yang dilaksankan sekolah, namun pelaksanaannya di luar jam-jam pelajaran resmi. Artinya di luar jam-jam pelajaran yang tercantum dalam jadwal pelajaran. Kegiatan ekstra kurikuler, adalah kegiatan pelajaran yang diselenggarakan di luar jam pelajaran biasa. Kegiatan ini dilaksanakan sore hari bagi sekolah-sekolah yang masuk pagi dan dilaksanakan pagi hari bagi sekolah-sekolah yang masuk sore. Kegiatan ekstra kurikuler dimaksudkan untuk mengembangkan salah satu bidang pelajaran yang diminati oleh sekelompok siswa, misalnya olah raga, kesenian, berbagai macam keterampilan dan kepramukaan.

LAMPIRAN.

Pas foto      3 x 4

Contoh format buku induk
1. Nama Siswa : …………………………………….
2. Jenis kelamin : …………………………………
3. Tempat, tgl. lahir : ………………………………
4. Warga Negara : …………………………………….
5. Agama : …………………………………….
6. Anak ke : …………………………………….
7. Alamat : …………………………………….
8. Asal sekolah : …………………………………….
9. Diterima : …………………………………….
a. Tanggal : …………………………………….
b. Di kelas : …………………………………….
10. Orang tua / wali siswa : …………………………………….
a. Nama : …………………………………….
b. Pendidikan : …………………………………….
c. Pekerjaan : …………………………………….
d. Alamat : …………………………………….
11. Penghargaan yang pernah
diterima siswa : …………………………………….
12. Data anekdot : …………………………………….
13. Keluar : …………………………………….
a. Tanggal : …………………………………….
b. Pada kelas : …………………………………….
c. Alasan : …………………………………….
14. Kelulusan : …………………………………….
a. Tanggal : …………………………………….
b. STTB Nomor : …………………………………….
c. Melanjutkan ke : …………………………………….
15. Perpindahan : …………………………………….
a. Tanggal : …………………………………….
b. Pindah ke : …………………………………….
c. Di kelas : …………………………………….
16. Keterangan lain-lain : …………………………………….
Catatan : pada halaman yang lain tercatat juga data prestasi belajar (angka nilai raport).

Contoh format buku mutasi
KETERANGAN PINDAH / MUTASI SISWA
Nomor :
1. NPSN : …………………………………….
2. Nama Siswa : …………………………………….
3. Nomor induk : …………………………………….
4. Jenis kelamin : …………………………………….
5. Kelas / program / jurusan : …………………………………….
6. Agama : …………………………………….
7. Tempat, tgl. lahir : …………………………………….
8. Nama orang tua / wali : …………………………………….
9. Pekerjaan orang tua / wali : …………………………………….
10. Alamat : …………………………………….
11. Berasal dari sekolah : …………………………………….
12. Pindah / mutasi ke sekolah : …………………………………….
13. Diterima di kelas : …………………………………….
14. Tanggal pindah / mutasi : …………………………………….
15. Alasan pindah / mutasi : …………………………………….
16. Catatan / keterangan : …………………………………….
a. Lampiran keterangan ini terdiri atas:
1. Buku penilaian hasil belajar / raport
2. Buku laporan pribadi
b. Setelah keluar,siswa yang bersangkutan tidak dapat diterima kembali di sekolah ini.
………….. , …………………… 20…
Mengetahui / menyetujui Kepala Sekolah,
a.n. Kepala Dinas Pendidikan Kab.
Kasubdin SMP, SMPLB, SMA, SMK Stempel
mengenai
foto
…………………………………….. ………………………
NIP, ………………......................... NIP, ………………...
Tanda penerimaan :
Siswa tsb. Dapat diterima pada
Tanggal …………. Kelas ……
No. Induk ………..
Kepala Sekolah,………………………………..
NIP, ………………………….
Contoh format presensi atau daftar hadir siswa
Daftar Presensi bulan : …………………. Tahun : ……….
Kelas : ……………………
Jumlah siswa : …………………….

KESIMPULAN

Dari pemaparan di atas dapat kami simpulkan bahwa administrasi kesiswaan itu terdiri dari beberapa bagian yang saling terkait. Jadi antara buku induk itu ada kaitannya dengan buku mutasi, begitu juga kehadiran siswa berkaitan dengan kedisiplinan siswa pada saat mengikuti semua peraturan yang ada di sekolah. Mengenai pengelolaan kelas peranan seorang guru itu patut diandalkan karena selain sebagai pengajar seorang guru itu juga seorang yang menjadi contoh bagi siswa-siswanya. Karena dalam proses pembelajaran tidak hanya mentransferkan ilmu pengetahuan saja melainkan juga membentuk karakter seorang siswa menjadi seseorang yang mempunyai akhlak yang baik di sekolah maupun di masyarakat. Untuk menumbuh kembangkan kemampuan siswa dalam berorganisasi, maka di setiap sekolah dibentuk sebuah organisasi yang menampung dan memenuhi semua yang menjadi minat dari seorang siswa. Organisasi tersebut biasa disebut OSIS. Tidak hanya hal beorganisasi saja yang dikembangkan dalam suatu lembaga pendidikan, melainkan ada pula kegiatan ekstra kurikuler yang dapat menambah pengetahuan, pengalaman, dan kedisiplinan dari seorang siswa. Jadi seorang siswa itu merupakan makhluk yang unik, perkembangannya akan menentukan masa depannya kelak.

SARAN

Dalam suatu lembaga pendidikan/organisasi untuk mencapai suatu tujuan yang ingin di capai sebaiknya cara mengelolanya atau administrasinya harus sistematis sesuai dan tepat, sehingga mempunyai tujuan yang efektif dan efesien.

DAFTAR PUSTAKA

Ary H, Gunawan,Administrasi Sekolah (Administrasi Pendidikan Mikro), PT, Rineka Cipta: JAKARTA 1996.

Oteng Sutisna, Administrasi pendidikan (dasar teoris untuk praktek profesional), Angkasa: BANDUNG, 1989.

Suharsimi Arikunto Pengelolaan kelas dan siswa,(sebuah pendekatan Evaluatif) CV. Rajawali: JAKARTA 1988.

Yusak Burhanuddin,Administrasi Pendidikan, CV,Pustaka Setia:BANDUNG.1998.

Hadari Nawawi,Husna Asmara,Martini Hadari,Administrasi Sekolah, Ghalia Indonesia: JAKARTA1986.

---

* Makalah dengan judul administerasi siswa di buat untuk memenuhi tugas kelompok dari mata kuliah administrasi dan supermisi pendidikan dengan dosen pembimbing Tuti Andriani M.pd

* *Penulis mahasiswa universitas negeri sultan syarif kasim riau jurusan kependidikan islam fakultas tarbiyah dan keguruan konsenterasi bimbingan dan konseling semester ganjil (tiga).

[1] Lihat Ary H, Gunawan,Administrasi Sekolah (Administrasi Pendidikan Mikro), PT, Rineka Cipta: JAKARTA 1996 hlm 1-3

[2] Lihat Oteng sutisna, Administrasi pendidikan (dasar teoris untuk praktek profesional), Angkasa:Bandung, 1989 hlm 77.

[3].lihat lebih jelas Suharsimi Arikunto Pengelolaan kelas dan siswa,(sebuah pendekatan Evaluatif) CV. Rajawali: JAKARTA 1988 hlm,11-12.

[4]. Lihat Oteng sutisna, Administrasi pendidikan (dasar teoris untuk praktek profesional), Angkasa:Bandung, 1989 hlm78.

[5] Suharsimi Arikunto Pengelolaan kelas dan siswa,(sebuah pendekatan Evaluatif) CV. Rajawali: JAKARTA 1988 hlm,67-68.

[6] lihat selengkapnya, Ary H, Gunawan,Administrasi Sekolah (Administrasi Pendidikan Mikro), PT, Rineka Cipta: JAKARTA 1996 hlm,12.